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浅谈如何提高基层法院档案服务能力
作者:邓娟娟
发布时间:2015-05-21 14:57:39
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  摘要:人民法院档案是国家档案的重要组成部分, 是人民法院审判活动的真实记录, 是做好审判活动的重要依据和必要条件,档案管理工作是提高人民法院档案服务能力的关键。因此,必须重视人民法院档案科学规范地管理,提升档案资料的服务能力,挖掘档案的利用价值,合理高效的利用档案。

  关键词:人民法院 档案管理 服务能力

  人民法院档案是国家重要的档案,是维护法院工作历史真实面貌的重要资料性文件,是具有唯一性和永久性的孤本档案。人民法院档案主要包括诉讼档案、文书档案、会计档案等几类,其中诉讼档案是国家重要的专业档案, 是人民法院审判活动的真实记录, 是做好审判活动的重要依据和必要条件。要提高法院档案的服务能力,加强档案管理工作是关键。档案管理工作是人民法院管理工作的重要组成部分,是提高人民法院工作质量和工作效率的重要一环。做好法院档案管理工作,提升档案资料的服务能力,挖掘档案的利用价值,符合人民法院整体工作的要求,符合服务法治中国的要求,有利于人民法院档案事业更好更快地向前发展。本文拟就我市基层法院档案管理工作现状及存在的问题做粗浅的分析,并提出了个人意见。

  一、基层法院档案管理的特点

  人民法院的诉讼档案是专业性很强的档案,和其他文书档案有着许多不同的特点。

  1、诉讼档案专业性强,使用频繁。如:法院审判人员因办案需要,特别是执行员,需以民事、刑事等案件的裁判及原被告身份信息作为重要的依据;新审判员要借阅经典案卷材料学习审判经验及法律文书撰写方法;国家公安、安全机关在打击犯罪、维护社会治安和国家安全的工作中,需要经常查阅有关的刑事诉讼档案,以寻找破案的线索和证据材料及相关的法律依据;当事人因申请执行或法律文书遗失需复印诉讼档案等等。

  2、保管期限长、数量多。随着法制建设的不断推进,人民法律意识的增强,诉讼档案数量不断增多,特别是今年5月1日实施立案登记制后,诉讼档案数量会直线上升;同时,根据《人民法院诉讼档案管理办法》的规定,诉讼卷宗大多保存期限为长期或永久。

  二、基层法院档案管理工作现状及存在的问题

  我市两级法院一直把学习、宣传、贯彻实施《中华人民共和国档案法》、《档案实施办法》、《中华人民共和国保密法》等相关法律法规,进一步健全和完善了法院档案管理制度和管理方法,增强了法院领导和其他干警的档案意识、保密观念。同时,依据《最高人民法院、国家档案局关于印发<人民法院诉讼档案管理办法>和<人民法院电子诉讼档案管理暂行办法>的通知》的精神,部分基层法院已开始尝试电子档案管理办法,使法院档案管理工作取得了一定成效,为法院审判工作和其他各项工作提供了有效的服务,如:嘉禾法院已于2013年成功申请为省特级档案室,北湖区法院已尝试电子档案管理,并取得一定成绩。但就全市范围来看,基层法院档案管理工作总体现状不容乐观,问题依旧突出。

  (一)、档案管理人员专业素质有待提高,且人员配备不足

  目前,各基层法院一般配一名专门负责档案管理的工作人员,但这些档案管理工作人员的文化程度、专业素质、理论水平等参差不齐,档案专业出身的人员极少,同时部分法院档案员一般还要兼职法院的机要保密工作、院务会议记录工作等。现有的负责档案管理的工作人员知识结构不合理,学历普遍偏低,档案管理专业知识和现代科学知识贫乏,难以适应新形势下的人民法院档案事业发展,难以满足新时期开展人民法院档案工作的需要。

  (二)、档案管理制度不够健全,管理不规范

  部分基层法院档案的收集、保管、保护、借阅、保密等制度不够健全。或虽建立了一些档案管理制度,但因档案员的责任心不高、业务水平有限,法院工作人员档案意识不强等诸多因素,使制度得不到严格的落实,致使卷宗整理拖沓,不及时归档;对借出的档案有时不履行借阅手续,不履行催还的职责,时间一长容易导致档案不知去向,特别是以终结结案的执行卷,因其需重复性借出恢复执行,且执行局内部对案卷的管理不规范,经常会出现找不到案卷的现象。同时,一些法院的档案管理还存在管理不规范的问题。主要表现在档案管理工作人员及其他工作人员在归档工作中比较重视诉讼档案归档,对文书、会计、声像、科技、实物等档案的归档工作重视不够。

  (三)、档案数量增长快,库房紧张

  以我院(永兴县人民法院)为例,2000年至2013年受案平均达1000 件以上,2013年及以后达到2300件以上(经济发达地区数量将更大),案件数量的急速增长,直接导致很多基层法院的库房紧张。最高人民法院对于每种案件的库存年限都有严格的要求,超过保存年限的档案必须进行销毁,但部分类型档案资料非常有价值,必须永久保存。所以传统的纸质档案管理对院藏档案库存空间及条件提出了挑战。

  (四)、档案管理工作信息化程度不高,利用率低

  随着信息时代的到来,计算机及网络技术在档案管理中广泛运用,而我市两级法院运用计算机及网络技术管理档案的软硬件技术还不够成熟,法院内网虽已有数字法院业务应用系统,但基本还采用手工收集、纸质归档,只是初步启动了纸质档案的数字化录入工作;同时,检索方法不科学,信息量小,不利于档案的收集、利用和开发。有些法院甚至连档案库房建设都不标准、不规范,档案柜陈旧老化,档案保管条件简陋等。这些都直接影响档案的利用率,足不出户,跨区域远程查阅诉讼档案更是不可能。

  三、提高基层法院档案服务能力的举措

  (一)、增加档案人员,提高档案人员的专业素质与技能

  随着基层法院案件数量的激增, 法院档案室工作量大已是不争的事买。以我院为例, 自2013年起,每年审结各类案件2300余件, 形成档案约3000多册, 不仅需要检查验收, 编目装盒上架, 更要将归档信息录入数字法院系统,同时还要应对频繁的借阅利用。档案人员偏少造成专职档案员仅疲于应付日常工作, 没有精力和时间进行档案信息化建设和深度的档案开发利用,严重影响了法院档案工作的长远发展。《人民法院档案工作规定》明确了档案机构级别设置和人员配备数量。第十一条规定, 专职档案人员以保管档案一万卷设一人为基数, 每超过二万卷增配一人。这就规定了档案机构应是各级人民法院的中层部门, 把档案员增加到2人以上, 将会极大地促进人民法院档案工作的全面发展。除了增加档案人员,提高档案人员的专业素质也至关重要。因为档案人员的业务素质直接影响档案管理工作的质量。因此,一是要保持档案员的相对稳定,要不断提高他们的福利待遇,提高职业吸引力,使档案工作人员安心工作。二是要对专职档案人员进行定期业务培训,努力提高他们的实际工作能力和各项业务技能。档案人员自身要努力学习,拓宽视野,了解所涉及工作领域的现状及发展动态,运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作,扎实有效推进档案管理工作。三是要加强对各部门书记员、内勤等业务指导。

  (二)、进一步加强对档案管理的学习与宣传,完善档案管理制度

  各基层法院每年组织全院干警认真学习档案法律法规及保密法律法规,全面加强全院干警的档案意识、保密意识,进一步依法开展档案管理工作,以及相关的档案管理业务学习和业务培训,特别是档案人员、文秘人员、内勤人员、书记员的业务学习和培训。努力提高档案管理工作质量、工作效率与管理水平。同时,依据《中华人民共和国档案法》、《人民法院诉讼档案管理办法》等要求,严格制定诉讼、文书、会计档案等的归档、保管、鉴定、借阅等各项规章制度和工作流程。

  (三)、开展档案鉴定销毁移交

  基于法院诉讼档案的重要性和孤本性,对诉讼档案的鉴定销毁, 各级法院都非常谨 慎,以免当事人信访、申诉甚至翻案,因案卷销毁而不知道案件的审理的情况。以本院为例,诉讼档案从未销毁过,刑事卷早至1950年的都有。因案件量俱增与库房紧张的矛盾,个人建议按照文件要求开展诉讼档案的鉴定销毁工作, 为新诉讼档案腾地方。具体来说, 成立鉴定销毁委员会,逐一审查保管期限届满的诉讼档案, 保留有信访案底的, 销毁没有保存价值的。对即将销毁的档案进行数字化扫描备份, 同时将判决书、裁定书、调解书或其他结论性材料取出, 按照年度、类别、案号的顺序整理立卷,永久保存。《人民法院档案工作规定》和《人民法院诉讼档案管理办法》对诉讼档案移交档案馆也做出了概括性规定, 要求按照国家有关规定, 定期移交。但法院系统一直执行1986年最高法院暂缓移交的通知。具体如何移交, 哪些类别可以移交, 保存多少年后移交, 《人民法院档案工作规定》和《人民法院诉讼档案管理办法》并没有给出详细的说明。建议最高法院和国家档案局能制定出更具体的法院诉讼档案鉴定销毁的规定。

  (四)、加强法院档案管理工作的信息化建设

  计算机网络技术的进一步发展与诉讼档案利用需求的提高,对做好档案管理工作提出了更高要求。因此,法院的档案管理工作要现代化与信息化同步进行,将“互联网+”的模式引入法院的档案管理中,实现档案利用价值的最大化,更好的满足各个利用群体的要求。如:上海法院早在2010年就改变了传统的一对一纸质阅卷服务模式,开通了全国法院系统首个面向社会公众、支持跨区县远程查阅电子诉讼档案的网络化信息服务平台,方便了查阅者同时节省了时间,更好地为更多的民众服务。  上海法院的这种先进管理模式非常值得我市各法院学习、借鉴,即时当前有各方面因素的限制,但也要把握这个发展方向,从人力、物力、财力等方面打好基础。档案管理工作人员更要在管理的过程中不断学习和掌握信息化的有关知识,使档案现代化与法院信息化有机结合,同步发展。法院在制定信息建设规划当中要将档案工作纳入进去,使得档案管理工作能更好地利用现代化信息技术,既要“走出去”,又要“引进来”,对档案管理中不适应的一些做法进行改革,努力让档案管理工作迈上一个更高的新台阶。

  提高基层法院档案的服务能力任重道远,既要转变传统重审批轻档案的观念,提升档案人员的专业素质,又要加快推进法院诉讼档案信息化建设的发展,完善管理制度,从而在更高层面上推动司法的公平与公正,推进社会的法制化进程,服务法治中国。

  参考文献

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  [2]解冰.浅谈法院档案管理的新模式[C].第八次华北地区档案学会学术研讨论文集.

  [3] 林言明.档案管理及开发利用[J].承德学院学报,2006(12).

  [4] 白桂芝.略论计算机技术在档案管理现代化中的运用[J].江苏水利,2002(8).
来源:永兴县人民法院
责任编辑:孙宝乐

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